Les échantillons de produits sont essentiels lors de l’importation de produits  en provenance de Chine ou d’ailleurs en ce qui concerne l’ Asie. De toute évidence,  en tant qu’acheteur, il est normal de vouloir voir et de vouloir  ressentir le produit avant de commencer la production. Aussi, commander des échantillons de produits est également un moyen de tester si votre fournisseur est vraiment à la hauteur de la tâche. Dans ce guide, vous apprendrez tout ce que les importateurs doivent savoir sur les échantillons de produits, y compris les coûts, les types et les délais.

Acheter des échantillons de produits en Chine : Types d’échantillons de produits

-Échantillons d’usine

-Échantillons de produits sur mesure

-Échantillons de production

-Échantillons virtuels

-Échantillons imprimés en 3D

-Contre-échantillons

Pourquoi ai-je besoin de commander des échantillons de produits ?

L’achat d’échantillons de produits est un élément essentiel du processus d’importation et doit être effectué avant de vous engager à passer votre première commande «réelle» auprès d’un nouveau fournisseur, ou chaque fois que vous avez l’intention de lancer un nouveau produit.

Il y a deux raisons principales pour lesquelles vous devez acheter des échantillons de produits :

-Premièrement, Tester la conception de votre produit: vous devez voir, ressentir et tester votre produit avant de passer à la production de masse. La conception, la fonctionnalité et la qualité globale doivent être «vérifiées» avant de passer à la production de masse

-Deuxèmement, Moules d’injection et outillage: lors de l’achat de certains produits, vous ne pouvez même pas démarrer la production. En tant que tel, vous devez faire fabriquer vos échantillons de produits avant de pouvoir passer à l’étape suivante.

Types d’échantillons de produits

1.Échantillons d’usine

Un échantillon d’usine est un échantillon de produit «prêt à l’emploi» qui n’est pas fabriqué selon la conception ou les spécifications personnalisées de l’acheteur.

Il s’agit de la forme la plus élémentaire de «preuve» de la capacité de production du fabricant.

Généralement, les échantillons d’usine sont achetés dans le cadre du processus de vérification, car ils peuvent être obtenus assez rapidement auprès d’un grand nombre de fournisseurs.

Cependant, un échantillon d’usine ne démontre pas la capacité d’un fournisseur à fabriquer un produit personnalisé. En tant que tels, les échantillons d’usine servent de première introduction, plutôt que de signal pour la sélection finale d’un fournisseur.

De plus, les échantillons d’usine peuvent être divisés en trois catégories principales:

-Échantillons de matériaux (c.-à-d. Échantillons de tissus)

-Pièces normalisées (c.-à-d. Pièces de machine)

-Échantillons de production existants (c.-à-d. Produits fabriqués pour le compte d’autres acheteurs)

2.Échantillon de produit sur mesure

Un échantillon de produit sur mesure est utilisé pour vérifier la capacité du fabricant à confectionner un produit, conformément aux spécifications de l’acheteur.

Il s’inscrit également dans un processus d’apprentissage, tant pour l’acheteur que pour le fabricant.

Le développement de nouveaux échantillons est imprévisible et le taux d’échec est élevé. Obtenir une conception de produit correcte peut prendre de quelques semaines à plusieurs mois.Dans les cas extrêmes, cela peut prendre des années.Cela fait partie du processus et tous les fournisseurs ne seront pas en mesure de répondre à vos exigences. Par conséquent, vous devez avoir des fournisseurs de secours avec lesquels travailler, au cas où votre choix préféré ne serait pas à la hauteur des attentes.

Il est également essentiel de fournir au fournisseur des spécifications de produit claires avant le début de la production.

Ne laissez pas le fournisseur combler les lacunes à votre place (c’est-à-dire choisir les matériaux et les composants), car cela peut les amener à utiliser des matériaux bon marché et de qualité inférieure.

L’échantillon de pré-production est extrêmement important. Tant que vous n’avez pas un échantillon approuvé sur votre bureau, vous ne savez pas si le fournisseur est capable de fabriquer un produit selon vos besoins.

Vous ne passerez pas de commande tant que vous et le fournisseur n’auriez pas atteint cette étape.

3.Échantillons de production

Un échantillon de lot est collecté à partir d’un lot de marchandises produit en série. Les échantillons par lots (ou échantillons de production) sont utilisés à diverses fins:

-Tests de laboratoire

-Tests fonctionnels

-Contrôle de qualité

Un échantillon de lot sera de préférence collecté par un tiers, afin de garantir que le fournisseur ne fournisse pas d’échantillons qui ne proviennent pas du lot réel de produits.

4.Autres types

Voici quelques types d’échantillons de produits moins courants qui méritent d’être mentionnés.

Exemples de produits virtuels

Les échantillons de produits virtuels peuvent aller d’un rendu 2D créé dans Photoshop, pour présenter la conception du produit, à des modèles de produits 3D plus sophistiqués qui peuvent être testés en termes de performances dans un environnement numérique.

Nous utilisons déjà des rendus dans le cadre du processus de production d’échantillons de produits. Cela dit, ces enduits ne remplacent ni ne se substituent aux échantillons de produits physiques, en particulier lorsque l’outillage est impliqué.

Ainsi, les échantillons virtuels peuvent toujours servir leur objectif en tant que moyen de confirmer que votre fournisseur a bien compris vos exigences de conception, ou de simuler le comportement de l’échantillon lorsqu’il est utilisé dans la vie réelle – avant d’investir dans des moules d’injection coûteux ou d’autres outils.

Des entreprises comme Li & Fung appliquent de plus en plus ces méthodes pour réduire les délais de développement des produits, en utilisant des échantillons virtuels à un stade précoce pour éviter des retards coûteux plus tard dans la ligne.

Exemples :Modèles 3D, Rendus,  Simulations et tests de matériaux

5.Échantillons de produits imprimés en 3D

Les méthodes d’impression 3D et de prototypage rapide peuvent vous aider à créer des échantillons de démonstration en quelques heures. C’est un excellent moyen de tester la conception et certains aspects de la fonctionnalité. Cela dit, les échantillons imprimés en 3D ne remplacent pas les échantillons de pré-production réels pour ces raisonsVous devez encore «tester votre fournisseur». Un échantillon imprimé en 3D provenant d’un studio de prototypage rapide ne fait pas cela.

Vous aurez peut-être besoin de moules d’injection et d’outillage avant de pouvoir démarrer la production. L’échantillon qui compte vraiment est celui réalisé à l’aide de l’outillage, car seul cet échantillon est une représentation finale du produit final.

6.Contre-échantillons

Dans certains cas, il est judicieux d’envoyer des échantillons de référence à votre fournisseur pour démontrer certains aspects d’un produit. Par exemple, vous pouvez acheter une chemise dans un magasin de vêtements local et demander à votre fournisseur de reproduire certains détails, tels que le tissu et le design.

Cependant, le fournisseur doit également fournir un contre-échantillon réalisé par eux, en utilisant leur matériel. C’est la seule façon de tester une nouvelle usine.

Échantillons de produit et limitations du prototypage

Il y a des limites à ce que les fabricants peuvent réaliser en ce qui concerne les échantillons de pré-production. Par exemple, la création d’un matériau dans une certaine couleur Pantone nécessite un certain volume de commande et ne peut pas être effectuée sur un petit échantillon de matériau.

Cela s’applique également aux matériaux, car l’usine peut uniquement être en mesure d’utiliser du matériel de stock qui est, dans une mesure variable, similaire à votre produit. Ils ne peuvent pas fabriquer de matériaux sur mesure pour un seul échantillon de produit.

Exemples : Couleurs incorrectes, Matériaux incorrects

De même, la production d’échantillons est plus manuelle que la production de masse, ce qui peut également entraîner des différences entre un échantillon de pré-production et le produit final.Des limitations similaires, techniques et économiques, existent également en ce qui concerne les matériaux, les composants et la conception.

Il est important que vous soyez conscient de ces limitations avant de commander des échantillons de produits. Sinon, vous pourriez finir par attendre éternellement un niveau de perfection qu’aucun fournisseur ne pourra jamais égaler.

Questions et réponses

Puis-je envoyer des échantillons de produits à mon usine et leur demander de fabriquer le produit de cette façon?

Oui, et il est parfois plus facile de «communiquer» vos exigences en matière de conception et de matériel en envoyant un échantillon de référence physique.Toutefoisz, le fournisseur doit toujours fournir des contre-échantillons réalisés dans son usine et utilisant des matériaux de ses sous-traitants. N’oubliez pas que l’une des principales raisons pour lesquelles vous avez besoin d’échantillons de produits est de tester la capacité du fournisseur à fabriquer le produit comme vous le souhaitez.

Comment pouvons-nous protéger notre design et notre marque lors de la commande d’échantillons de produits?

Vous devez partager les informations sur les produits, telles que les logos et les fichiers de conception, avec les fournisseurs avant de pouvoir créer un échantillon.De nombreux importateurs craignent que le fournisseur ne vole leurs créations.Ces préoccupations sont fondées sur la réalité. Les fournisseurs chinois ont une réputation après tout.Vous pouvez demander au fournisseur de signer une NDA avant de partager des informations sur le produit. Pourtant, de tels accords sont difficiles à appliquer. Au moins sans assistance juridique professionnelle, c’est hors de portée de la plupart des startups et des petites entreprises.

Et, même si vous réussissez à faire appliquer une NDA, vous ne pourrez peut-être pas obtenir une compensation adéquate de la part du fournisseur.

En outre, il est également possible de contourner les NDA en transmettant la conception du produit à une nouvelle entreprise, qui n’est pas liée par le contrat.

Le seul moyen d’être «sûr» est de breveter la conception et les fonctions du produit sur tous les principaux marchés, y compris en Chine. Toutes les marques doivent également être enregistrées aux États-Unis, dans l’UE et en Chine.

Là encore, cela coûte cher et prend du temps, et n’est pas une approche viable pour la plupart des startups et des PME.

Malheureusement, il n’y a pas de moyen rapide, bon marché et simple de protéger votre IP lors de l’achat d’échantillons de produits en Chine ou dans d’autres pays d’Asie d’ailleurs.

Combien coûtent les échantillons de produits ?

Le coût dépend du type d’échantillon et si de nouveaux outils (c’est-à-dire des moules d’injection) sont nécessaires pour produire ses composants.

Lors de la commande d’un échantillon d’usine, par exemple, vous ne devez normalement payer que les frais d’expédition.

Cependant, lors de la commande d’échantillons de produits personnalisés, vous pouvez finir par payer entre 10 $ et des dizaines de milliers de dollars, le tout en fonction du coût de l’outillage (le cas échéant).

Exemples de coût d’échantillons de produit

Vêtements: 20 $ – 150 $

Montres-bracelets: 300 $ – 800 $

Électronique ODM: 10 $ – 200 $

Électronique OEM: 800 $ – 6000 $

Comment payer les échantillons de produits?

Vous pouvez utiliser n’importe quel mode de paiement standard lors du paiement d’échantillons de produits. Voici quelques exemples:

-Virement bancaire

-Pay Pal

-Assurance commerciale d’Alibaba

Il est de plus en plus courant que les fournisseurs créent des factures numériques via la passerelle de paiement Alibaba. Je vous recommande également de demander à payer via Alibaba.com, car cela garantit que le paiement est envoyé à la bonne entreprise – et non détourné vers un autre fournisseur.

Puis-je commander des échantillons de produits sur Alibaba.com?

Oui, dans le sens où vous pouvez trouver des fournisseurs proposant de réaliser des échantillons de produits.

Les échantillons sont-ils gratuits sur Alibaba ?

Alors que certains fournisseurs peuvent offrir des échantillons de produits gratuits, ils s’attendent toujours à ce que vous payiez les frais de livraison DHL ou FedEx qui varient normalement entre 30 $ et 45 $.

Combien de temps faut-il pour faire des échantillons de produits ?

Cela dépend entièrement du type d’échantillon de produit. Des échantillons de matériaux simples peuvent être envoyés via DHL et FedEx en un jour ou deux, tandis que des produits plus complexes peuvent prendre plus d’un an à se développer.

Voici quelques exemples:

-Échantillons de matériaux (en stock): 3 à 7 jours

-Échantillons de matériaux (sur commande): 14-30 jours

-Échantillons de vêtements: 14 à 45 jours

-Échantillons moulés par injection: 45 à 70 jours

Comment réduire les coûts lors du développement d’un nouveau prototype ?

L’outillage supplémentaire est le principal coût lors du développement de nouveaux échantillons. En tant que tel, réduire le besoin de nouveaux outils peut aider à réduire les coûts.

Cependant, cela nécessite que vous choisissiez des composants existants, plutôt que de personnaliser les pièces en fonction de votre propre conception et de vos exigences fonctionnelles.

Cette approche nécessite également que le fournisseur possède un tel outillage, ce qui n’est pas toujours le cas.

Alors que de nombreux fournisseurs ont tendance à présenter un grand nombre de «produits du catalogue» (c’est-à-dire sur le site Web de leur entreprise), ils sont rarement disposés à laisser les importateurs utiliser des outils appartenant à d’autres acheteurs.

Ainsi, il n’est pas toujours possible de «réutiliser» un outillage existant

Comment communiquer les spécifications de mon produit avant d’acheter un échantillon de produit ?

Le document principal est la spécification du produit (parfois appelée Techpack), qui peut inclure les informations suivantes:

Des dessins de conception

Spécification du matériau

Nomenclature

Photocopies

Schémas de circuits

Il s’agit du document que le fournisseur utilisera lors de la production des échantillons.

Comme ce document sera transmis entre les ingénieurs et les sous-traitants (c’est-à-dire les fournisseurs de matériaux), il est essentiel que la spécification du produit soit extrêmement claire et simple à comprendre.

Que dois-je faire si un fournisseur refuse d’envoyer des échantillons de produits ?

Bien que vous ne puissiez pas vous attendre à ce qu’un fournisseur donne ou produise des échantillons gratuitement, vous devriez toujours être en mesure d’obtenir des échantillons tant que vous les payez.

Les fournisseurs qui trouvent des excuses pour fournir des échantillons ont normalement quelque chose à cacher.Vous ne devez pas envisager de faire affaire avec de tels fournisseurs

Dois-je obtenir des échantillons de produits avant chaque commande ?

Non, vous n’avez pas besoin d’obtenir des échantillons de pré-production chaque fois que vous commandez à nouveau le même produit auprès du même fournisseur. Cela dit, vous devez commander des échantillons de produits dans chacun des scénarios suivants:

-Vous commandez un nouveau produit auprès d’un nouveau fournisseur

-Vous commandez un produit existant auprès d’un nouveau fournisseur

-Vous apportez des modifications de conception ou de matériau à un produit existant

En tant que tel, chaque fois que vous avez l’intention de commander un nouveau produit, de travailler avec un nouveau fournisseur ou d’apporter des modifications, vous avez besoin d’échantillons de produits avant de passer à la production de masse.

Que dois-je faire si le fabricant ne parvient pas à produire un échantillon conformément à nos spécifications ?

Comme mentionné, un échantillon de pré-production est réalisé pour tester la capacité des fournisseurs à fabriquer votre produit.Il faut s’attendre à ce que de nombreux fournisseurs ne soient pas en mesure de se conformer à vos exigences et de fournir un échantillon de pré-production satisfaisant.

Si un fournisseur échoue, après deux ou trois révisions d’échantillons, vous ne perdrez pas votre temps (ou le leur). Passez simplement à autre chose lorsqu’un fournisseur ne peut pas fabriquer un produit comme vous le souhaitez.

Le produit final peut-il différer de l’échantillon de pré-production ?

Oui. Cela peut aller dans les deux sens.

La fabrication d’échantillons de produits permet au fournisseur d’investir considérablement plus de temps par unité produite que pour une unité produite en série. En outre, le rythme plus élevé de la production de masse peut donner lieu à des problèmes de qualité auparavant imprévus.

Pouvons-nous commander un échantillon imprimé en 3D à la place ?

Non, un échantillon imprimé en 3D ne peut pas remplacer un «vrai» prototype de pré-production. Au mieux, un échantillon imprimé en 3D peut vous aider à concevoir le produit.

Comme mentionné, l’objectif d’un échantillon de pré-production est de tester la capacité de votre fournisseur à fabriquer votre produit.

Devrions-nous acheter des échantillons de produits de plus d’un fabricant ?

Oui, laisser les fournisseurs «se faire concurrence» est une stratégie cruciale, en particulier dans l’industrie du vêtement.Le taux d’échec atteint souvent 50%.Dans le pire des cas, vous pourriez finir par investir des milliers de dollars, et plusieurs mois, dans un fournisseur qui est sur le point de fermer son entreprise.

Au lieu de cela, vous devez avoir un ensemble de fournisseurs, ce qui vous permet de disqualifier simplement les fournisseurs qui ne répondent pas à vos exigences, tout en vous concentrant sur ceux qui le peuvent. Cette stratégie est plus coûteuse, car vous devez payer plus d’un fournisseur.

Lorsque vous passez la toute première commande d’un nouveau design de produit, vous devez envisager de réduire au maximum la quantité de commande. Il est également recommandé de faire inspecter les produits avant leur expédition. Cependant, cela ne se limite pas au premier lot, mais à toutes les commandes.

Comment puis-je faire livrer l’échantillon de produit ?

Les échantillons de produits sont normalement livrés par avion.

Fondamentalement, tous les fabricants peuvent expédier des échantillons via leurs transitaires. Cependant, vous pouvez également organiser votre propre transitaire pour collecter et expédier des échantillons de produits.

Les échantillons provenant de plusieurs fournisseurs peuvent-ils être envoyés dans un seul colis ?

Oui, ce service est souvent proposé par les transitaires et les sociétés d’approvisionnement.

Devons-nous payer des droits d’importation et autres taxes lors de l’importation d’échantillons de produits ?

Oui, mais cela dépend de la valeur de la commande.

Sur de nombreux marchés, il existe des seuils minimaux ou même des exemptions pour les échantillons de produits commerciaux. Si la valeur de l’échantillon est inférieure au seuil, vous n’avez pas à payer de droits d’importation ou d’autres taxes.

Cependant, si la valeur en douane de l’échantillon est supérieure au seuil, vous devez payer des droits d’importation (et éventuellement d’autres taxes), selon le taux de droit applicable.

Notez que cela peut entraîner des montants importants, car l’outillage est considéré comme faisant partie de la valeur en douane.

Ainsi, vous ne pouvez pas décider de déclarer uniquement la valeur de l’échantillon de produit et d’omettre le coût de l’outillage. Ce dernier peut coûter plusieurs milliers de dollars.

Quel est le bon moment pour commander un échantillon ?

Ne commencez pas par acheter beaucoup d’échantillons avant d’avoir effectué une petite recherche sur les prix et confirmé si un fournisseur respecte ou non les normes de certification de produit requises dans votre pays.

Les coûts d’échantillonnage s’additionnent assez rapidement si vous les commandez auprès de plusieurs fournisseurs et c’est une perte de temps et d’argent de les acheter à des fournisseurs qui ne sont pas qualifiés au départ.

Comment devons-nous conserver les échantillons ?

Lorsque vous recevez un échantillon, marquez-le avec le nom du fournisseur, le SKU et la date de son arrivée.

Marquage des échantillons

Nom du fournisseur

SKU

Date d’arrivée

L’échantillon est votre référence de qualité qui sera conservée aussi longtemps que vous restez en affaires. Vous pouvez également commander quelques échantillons supplémentaires pour avoir quelque chose à montrer à vos propres clients.

Une autre erreur que vous feriez mieux d’éviter est de renvoyer votre seul échantillon restant au fournisseur dans le cadre de la confirmation de commande. Si vous êtes laissé sans échantillons de produits, vous aurez beaucoup de mal à prouver la non-conformité en cas d’échec de la production.

Conclusion

Pour faciliter le processus d’importation, en particulier si vous importez pour la première fois ces articles en provenance de Chine, vous devez  faire appel aux services d’un agent d’approvisionnement.

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