La gestion du processus de production et de commande en Chine necessite l’intervention de plusieurs paramètres. Ainsi,elle débute lorsque l’acheteur a identifié un fabricant approprié et est prêt à passer une première commande.

Dans ce guide en deux parties, nous expliquerons  comment vous allez mener la gestion du processus: avant, pendant et après la production. Dès lors,dans la première partie de la gestion du processus de production en Chine, nous vous guiderons pas à pas  de la négociation et de la signature du contrat de vente , du paiement de l’acompte initial à la production en série et à la livraison des échantillons par lots.

Partie I: Contrat de vente, paiement du dépôt et échantillons de lots

1.Contrat de vente

Le contrat de vente est la base de votre première et de toutes les futures séries de production. Le contrat de vente a deux fonctions principales:

a.Définir la conception, la qualité et les fonctions du produit (pour éviter les problèmes de qualité dus à des malentendus et aux coupures du fournisseur).

b.Créer un cadre pour une efficacité accrue

Commençons par la première partie. À ce stade, vous devez avoir au moins un échantillon alpha ou bêta et une spécification de produit modifiée en fonction des capacités du fabricant.

Toutes les spécifications pertinentes et les pièces jointes doivent être énumérées dans le contrat. Il n’y a pas de place pour des hypothèses, et laisser quelque chose de côté, aussi évident soit-il, reviendra vous hanter plus tard.

La deuxième partie est tout aussi importante, car vous ne souhaitez pas renégocier les conditions de commande à chaque fois que vous effectuez un achat. À ce titre, le contrat doit également inclure les conditions suivantes:

• Définition du produit défectueux / liste des défauts
• Taux de défaut accepté
• Conditions de rémunération
• Modalités de paiement
• Exigences de quantité minimum de commande
• Détails de compte en banque
• Normes techniques / directives de sécurité applicables
• Étiquettes et fichiers graphiques
• Contrôle de la qualité
• Test de conformité
• Expédition
• Emballage d’exportation
• Temps de production
• Clause de livraison tardive
• Plan de production (1ère commande / commandes consécutives)

Après négociation, le représentant légal (tel que spécifié sur la licence commerciale) signera le contrat, accompagné du cachet de la société. Maintenant, il est temps d’aller de l’avant.

2.Paiement du dépôt

Avant que votre fournisseur ne fasse quoi que ce soit, vous pouvez transférer le paiement du dépôt initial. Afin d’éviter la fraude de paiement, vous ne transférerez les fonds que sur le compte bancaire spécifié dans le contrat de vente. Les coordonnées du bénéficiaire doivent être correctes, car la banque destinataire en Chine retournera autrement l’argent. Pour éviter une telle perte de temps, vous devez savoir ce qui suit:

a.Nom du bénéficiaire: exactement comme spécifié par le fournisseur. Les noms des sociétés chinoises sont souvent assez longs et vous ne pouvez pas les réduire de moitié, même si votre banque ne vous autorise pas à saisir le nom complet. Si tel est le cas, saisissez les caractères restants dans le champ de message.

b.Adresse du bénéficiaire: il en va de même pour l’adresse du bénéficiaire. Ne laissez rien de côté, sinon le paiement peut être retourné par la banque chinoise. Si l’adresse est trop longue: essayez de la raccourcir un peu (c’est-à-dire que le 333 Hao Zhang Yang Road peut être raccourci au 333 Zhangyang Rd).

c.Numéro de compte bancaire: identique à celui spécifié par le fournisseur. Les comptes bancaires chinois n’ont qu’un seul numéro de compte, à la fois pour un usage international et national (contrairement, par exemple, à l’UE qui utilise l’IBAN pour les transactions internationales).

d-Monnaie: dollars américains

Juste après avoir effectué le paiement, envoyez une soi-disant «preuve de paiement», qui peut être un enregistrement de transaction de la banque Internet professionnelle, directement à votre personne de contact. Demandez-leur de confirmer les coordonnées bancaires dans la «preuve de paiement», au cas où votre comptable manquerait quelque chose. Faites un suivi avec le fournisseur jusqu’à ce qu’il confirme l’arrivée du paiement de l’acompte. Cela devrait se produire dans un délai de 2 à 3 jours ouvrés. À l’arrivée, informez le fournisseur que le temps de production commence à compter à partir d’aujourd’hui et que vous vous attendez à ce que les marchandises soient terminées et prêtes à être inspectées à la date limite fixée (à nouveau, comme spécifié dans le contrat de vente).

Remarque: Le processus ci-dessus suppose que vous payez selon les conditions de transfert télégraphique (T / T). Si vous payez par lettre de crédit (L / C), le processus de paiement est différent.

3.Production de masse

La phase de production de masse commence au moment même où le fournisseur confirme l’arrivée du paiement de l’acompte. Le temps presse et le fournisseur doit maintenant exécuter les étapes décrites dans le plan de production. Le processus varie en fonction du produit, mais voici à quoi cela pourrait ressembler:

• Achat de composants et de matériel: 10 à 20 jours (auprès des sous-traitants)
• Composants et matériaux de processus: 10 à 15 jours (en interne)
• Échantillon de lot terminé: 1 à 3 jours (recommandé pour le 1er lot)
• Assemblage: 5 à 8 jours
• Emballage: 1-2 jours

Bien que vous ayez dû recevoir des prototypes avant de décider d’aller de l’avant et de passer une commande auprès du fournisseur, il est toujours fortement recommandé que vous, au moins pour le premier lot, d’exiger que le fournisseur produise d’abord un certain nombre d’échantillons de lots, pour votre approbation – avant que la production de masse ne se poursuive. En effet, cela peut mettre un terme à la production, surtout si de tels échantillons doivent être livrés à votre bureau (plutôt qu’approuvés sur place par un inspecteur). Pourtant, les malentendus et la négligence sont courants, et c’est votre dernière chance d’éviter que les problèmes de qualité ne se propagent davantage.

Vous pouvez également demander des mises à jour de l’état général et des photos sur une base hebdomadaire. Lorsque le lot est presque terminé, vous devez obtenir une confirmation à la date d’inspection. Ces dates sont susceptibles de changer, mais informez-en votre inspection qualité bien à l’avance et commencez à travailler sur les listes de contrôle d’inspection le plus tôt possible..

Remarque: Le plan de production suppose que tout l’outillage (c’est-à-dire les moules d’injection) soit déjà terminé avant la production de masse, car cela est nécessaire pour fabriquer des échantillons de pré-production.

Partie II: Assurance qualité, paiement du solde et expédition

Il s’agit de la 2ème partie de la gestion du processus de production en Chine. Dans la partie I, nous avons couvert la procédure de la négociation du contrat de vente et du paiement de l’acompte à la production en série et aux échantillons par lots.

Dans cette deuxième partie, nous vous guiderons à travers les étapes restantes du processus, y compris l’inspection de la qualité, les tests de conformité, le paiement du solde et, enfin, l’expédition.

1.Inspection de la qualité et tests de conformité

Il est maintenant temps de vérifier que les produits sont fabriqués conformément aux spécifications et en conformité avec toutes les normes de sécurité et exigences d’étiquetage applicables. Il s’agit d’un processus en deux étapes, comme expliqué ci-dessous.

a-Les préparatifs

Vous pouvez commencer à rédiger une liste de contrôle d’inspection de la qualité bien avant même d’avoir un fournisseur. Le but est d’exécuter tous les tests nécessaires pour vérifier que les marchandises sont fabriquées selon toutes les spécifications techniques, énumérées dans le contrat de vente. Très probablement, vous embaucherez une agence d’inspection de la qualité basée en Chine pour effectuer l’inspection dans l’usine, en votre nom. Cependant, il est de votre devoir de leur fournir des listes de contrôle explicites et claires. Oui, très souvent, ils peuvent fournir des modèles détaillés, mais ne faites aucune hypothèse. L’inspection sera effectuée selon le protocole.

Comme mentionné dans la Partie 1: Contrat de vente, toutes les normes et réglementations applicables doivent être précisées dans le contrat pour commencer. Cependant, vous devez également contacter une société de test de produits (c’est-à-dire, SGS ou Bureau Veritas) quelques semaines avant que les marchandises ne soient terminées pour confirmer le prix et l’adresse de livraison de l’échantillon. Vous devez également demander à votre agent d’inspection de la qualité de collecter et de soumettre des échantillons, directement de l’usine, à la société de test. Ne confiez pas à votre fournisseur le soin de faire cela à votre place.

Remarque: ne gardez pas le secret sur l’inspection et le test de conformité. Les fournisseurs sont plus susceptibles de se conformer à vos spécifications et exigences de qualité s’ils savent que vous allez vérifier les marchandises – avant le paiement du solde.

b-Exécution

La plupart des acheteurs choisissent d’envoyer l’inspecteur une fois que tous les produits sont entièrement assemblés et que 50 à 80% sont emballés. Comme dit, l’inspection est effectuée selon le protocole, avec le résultat généralement livré dans les 24 heures. Voici ce à quoi vous devez vous attendre de l’agence de contrôle de qualité:

• Rapport d’inspection de la qualité: contient toutes les données de test, y compris les mesures et autres résultats, par rapport au «résultat requis»
• Images et vidéos: affichage des fonctions, des défauts et des procédures de test

L’agence d’inspection doit également soumettre des échantillons de lots issus des tests de conformité à ce moment, et vous devez contacter directement la société de test (à moins qu’elle ne soit gérée par votre agence de contrôle qualité) pour confirmer l’arrivée et le coût final des tests. Le test doit être effectué immédiatement après avoir payé la société de test.

Une fois l’opération terminée, vous disposez maintenant des données nécessaires pour décider d’approuver ou de rejeter le lot. Vous êtes probablement obligé de faire face à un certain nombre de défauts (mineurs, espérons-le). Si vous approuvez à la fois le rapport d’inspection de la qualité et si les rapports de test sont renvoyés avec un tampon d’approbation, vous pouvez maintenant passer à l’étape suivante.

Remarque: le processus de test de conformité dépasse toujours le temps de production et peut ajouter 1 à 4 semaines supplémentaires. Lors de l’importation de certains produits, par exemple des textiles et des vêtements, vous pouvez collecter des échantillons de matériaux beaucoup plus tôt dans le processus et ainsi gagner des semaines. Cependant, certains produits doivent être testés et certifiés en tant qu ’« unités assemblées », ce qui est le cas pour l’électronique et les jouets.

2.Paiement du solde

Il n’y a pas de retour une fois que vous avez réglé le paiement du solde. À ce stade, vous devez vous assurer que les produits correspondent à vos exigences de qualité et sont fabriqués dans le respect de toutes les réglementations applicables sur votre marché. Cependant, s’il y a des problèmes qui doivent être corrigés, maintenez le paiement du solde jusqu’à ce que les dites corrections aient été apportées.

Encore une fois. Payez au bon compte bancaire et gardez une trace des détails. Envoyez une «preuve de paiement» et faites un suivi jusqu’à ce que le paiement soit confirmé par le fournisseur. De nos jours, la plupart des fournisseurs exigent un paiement avant le navire jusqu’au port de chargement. Cependant, les conditions spécifiques dépendent de ce que vous avez négocié dans le contrat. Certains fournisseurs peuvent également accepter le paiement du solde après l’envoi de la copie du connaissement, mais pas le document original (qui est nécessaire pour libérer la cargaison).

3.Expédition

Le processus exact dépend de l’incoterm, spécifié dans le contrat de vente. Ci-dessous suit un résumé:

EXW: La cargaison est préparée pour le ramassage dans l’installation de production du fournisseur. Votre transitaire doit prendre en charge le transport jusqu’au port de chargement, en Chine, et toutes les procédures de dédouanement à l’exportation. Je ne recommande pas EXW dans la plupart des cas, et il est rarement plus rentable.

FOB: Le fournisseur s’occupe de la livraison au port de chargement et du dédouanement à l’exportation. Cependant, vous devez réserver le fret du port de chargement (par exemple Shenzhen) à votre destination.

CIF: Tout ce qui est inclus dans FOB et expédition au port de destination. Cependant, hors frais de port et transport intérieur dans le pays de destination. Les frais de port sont souvent plusieurs fois plus élevés que les frais de transport maritime lors de l’expédition de LCL (Less than Container Load), alors soyez prudent

DAT: Tout ce qui est inclus dans CIF, y compris les frais de port dans le port de destination. Cependant, le transport intérieur n’est pas inclus.

DAP: tout ce qui est inclus dans DAT, y compris le transport intérieur jusqu’à votre bureau ou entrepôt.

Cela étant dit, avant de pouvoir libérer la cargaison, le fournisseur ou le transitaire doit envoyer les documents de fret, qui comprennent le connaissement, la facture commerciale et la liste de colisage. Cela doit être fait au plus tard deux semaines avant l’arrivée prévue de la cargaison. Pour les entreprises importatrices basées, par exemple, à Singapour, en Malaisie et en Australie, les documents doivent être livrés bien avant cela.

Conclusion

Pour faciliter le processus d’importation, en particulier si vous importez pour la première fois ces articles en provenance de Chine, vous devez  faire appel aux services d’un agent d’approvisionnement.

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